Czy można przygotować się na to, co nieprzewidywalne? Jak planować w zmiennym środowisku? Łukasz Piskorski to nasz doświadczony kierownik projektu, który doskonale wie, że prace nad realizacją wymagają przede wszystkim umiejętności zarządzania zmianą. Na naszym blogu zdradza, jak przygotowuje się do nowej inwestycji i co robi, by mimo pełnych wyzwań warunków pracy budować trwałe relacje z inwestorem oraz wykonawcą.

Łukaszu, pracujesz w Aksonie już ponad 12 lat. Czy pamiętasz swoje początki w firmie?

Tak, pamiętam nawet swój pierwszy dzień w pracy. Zakładałem wtedy, że będzie to tymczasowe zajęcie, ale jak widać los miał inne plany. Zostałem, przeszedłem wszystkie szczeble, jakie mogłem, bo zaczynałem jako elektrotechnik i dzisiaj jestem kierownikiem projektu.

Początki wspominam jako dosyć ciężkie. Imałem się różnych pracy, tych lepszych i gorszych, cięższych i lżejszych. Nie zawsze było łatwo, ale z perspektywy czasu każda z tych rzeczy wiele mnie nauczyła. Myślę jednak, że ta świadomość, że budujemy coś większego, tworzymy, bierzemy udział w ciekawych realizacjach – to był powód, dla którego zostałem na dłużej. Drugim powodem był natomiast zespół. Świetnie się tutaj dogadujemy, wiadomo, zdarzają się i zgrzyty, kiedy pojawia się stres związany z dopięciem inwestycji w terminie. Czujemy jednak, że możemy na sobie polegać i mimo zgrzytów zawsze podejmujemy wysiłek, napędzamy się wzajemnie, żeby domknąć tematy. I zawsze nam się udaje.

Miałeś wtedy swojego mentora, opiekuna, który wdrażał Cię do pracy?

Miałem i miałem wielkie szczęście, że trafiłem właśnie na tę osobę. Był to Klaudiusz, który nauczył mnie wytrwałości w dążeniu do celu. To on pokazał mi, że jeśli chcemy coś osiągnąć, to musimy się temu poświęcić, zaangażować się w to.

Patrząc wstecz, które z inwestycji zapadły Ci szczególnie w pamięć na przestrzeni całego tego czasu?

Jedna z takich poważniejszych realizacji była we Wrocławiu przy Narodowym Forum Muzyki. To był naprawdę duży obiekt z wieloma rozwiązaniami technicznymi i wspominam to do dziś. W pamięci utkwił mi też wyjazd do Szwecji. To był nasz pierwszy zagraniczny projekt i miał wtedy duże znaczenie, bo to od tej inwestycji zaczęły się nasze przygody związane z wyjazdami do innych krajów. Miło wspominam też samą Szwecję i chciałbym ją jeszcze odwiedzić.

Po wielu latach wyjazdów głównie za granicę, otrzymałeś niedawno nadzór nad realizacją obiektu dla lokalnego inwestora i w dodatku znajdującego się w miejscowości Twojego zamieszkania, w Iłowie Żagańskiej. Opowiedz nam, jak doszło do tej współpracy i co to za inwestycja?

To była tak naprawdę moja inicjatywa. Zobaczyłem, że niedaleko Zielonej Góry, w Iłowej, powstaje duży zakład i zasugerowałem szefowi, że może warto tam wejść. Tym bardziej, że obiekt jest spory – to centrum logistyczne należące do niemieckiej firmy. Po pierwszych rozmowach, udało się i niedługo później otrzymałem informację, że będę ten projekt realizował. Jest to dla mnie wspaniała informacja, bo nie ukrywam, że jest to moje miasto rodzinne i traktuje to jako duży ukłon ze strony szefostwa, że mogę przez kilka miesięcy realizować projekt na miejscu.

Zanim opowiesz nam więcej o tej inwestycji, powiedz, co z Twojego punktu widzenia, jako doświadczonego kierownika projektu, jest najważniejsze przy każdej nowej realizacji.

Na pewno trzeba pamiętać, że samo przygotowanie do objęcia prac na obiekcie jest równie ważnym etapem realizacji, co samo wykonanie. Należy zadać sobie pytanie: co musimy wziąć pod uwagę na samym początku? Od czego zależy nasz harmonogram i jak działamy, żeby dotrzymać obowiązujących terminów? Ile osób jest mi potrzebnych? Co z materiałem, warunkami? Czy mam odpowiednią ilość informacji dotyczących założeń, dokumentacji. To wieloaspektowa analiza i sporo rozmów związanych z kontraktowaniem, oczekiwaniami inwestora, zamawiającego, a także oczekiwaniami mojego szefa. Można to porównać do układania puzzli. Na początku jest chaos, a moja rola polega na tym, by z tych wszystkich elementów ułożyć piękny obraz.

Mówisz, że to duża inwestycja, więc z pewnością będzie chwilę trwała. Powiedz, jak przygotowujecie się do takich zleceń. Co dzieje się od momentu, kiedy projekt zostaje przekazany kierownikowi, czyli w tym przypadku Tobie?

Pierwszy krok to na pewno spotkanie z generalnym kierownictwem na budowie. To jest moment, kiedy ustalamy wszelkie warunki. Są one również określone w kontrakcie, ale dla mnie jako kierownika takie bezpośrednie spotkanie to najlepsza okazja, by poznać szczegóły, rozwiać niejasności, poznać obiekt i generalnego wykonawcę. Ustalamy, między innymi, co leży po naszej stronie, jeśli chodzi o dostarczanie materiałów i usług, a do czego zobowiązuje się inwestor.

Przeczytaj również: Najważniejszy jest cel. Rozmowa z Michałem Kozinogą, kierownikiem projektu o jego rozwoju w Akson Elektro

Dzięki temu spotkaniu mam też możliwość obejrzenia zakładu, zobaczenia, jak wszystko wygląda od środka. Bo chociaż dostajemy zawsze dokumentację, to na takim początkowym etapie jest to jeszcze dokumentacja nie do końca kompletna. Na miejscu jesteśmy w stanie ocenić faktyczną wielkość obiektu i zobaczyć na własne oczy, z czym będziemy mieli do czynienia.

To powiedz nam teraz, co dokładnie te prace obejmą. Jakiego typu instalacje będzie montować Twoja ekipa w zakładzie w Iłowej?

Będziemy wykonywać dźwiękowy system ostrzegawczy wraz ze standardowym systemem dźwiękowym. Łącznie będzie to ok. 6 tys. elementów samego systemu dźwiękowego, które będziemy instalować, okablowywać i podłączać do centrali. Jest to więc jedna z większych inwestycji realizowana przez firmę Akson.

Główną funkcją takiego systemu jest ostrzeganie o niebezpieczeństwie, wykrycie pożaru na wczesnym etapie tak, żeby ludzie mogli się jak najszybciej ewakuować. Systemy dźwiękowego ostrzegania mogą dzielić obiekt i ostrzegać na przykład tylko jedną część hali, że należy się ewakuować, bo w innych częściach przegroda pożarowa jest w stanie zapewnić ludziom bezpieczeństwo. Oczywiście, jeśli coś się wydarzy i ogień nie zostanie opanowany, pracownicy z pozostałych części odpowiednio wcześnie otrzymują sygnał, że trzeba rozpocząć ewakuację. Z czasem odpowiednio obliczonym na spokojne spakowanie się i opuszczenie zakładu.

Czyli system będzie działał według określonego scenariusza. Kto go ustala?

Scenariusz musi zostać uwzględniony w projekcie, który w przypadku tej realizacji, przekazuje nam generalny wykonawca. Opracowują go projektanci razem z przedstawicielem Straży Pożarnej, który pilnuje, by projekt odpowiadał wymogom ewakuacji, jakie obowiązują dla danego obiektu. Bierze więc pod uwagę jego kubaturę, układ pomieszczeń i inne elementy.

Nasza rola polega na wdrożeniu tego projektu i oczywiście – jeśli pojawi się taka sytuacja – zgłoszeniu ewentualnych niejasności lub błędów, które na etapie wdrażania mogą mieć miejsce. Uwzględniamy wtedy poprawki w projektach tak, żeby inwestor i wykonawca mieli kompletną dokumentację. Na samym końcu, przy odbiorze takiej instalacji, obecny jest też strażak, który sprawdza, czy scenariusz jest zgodny z tym, co zaplanował. Dopiero po jego akceptacji, obiekt może zostać przekazany do użytku.

Znasz już założenia i warunki realizacji, zapoznałeś się z dokumentacją, jak wygląda kolejny etap? Tworzysz harmonogram prac, zbierasz ekipę? O co musisz jeszcze zadbać?

W przypadku omawianej inwestycji nasz harmonogram w bardzo dużej mierze zależy od tego, co generalny wykonawca zapewni nam na miejscu, bo zgodnie z kontraktem, dostarczenie narzędzi i urządzeń leży po jego stronie. Od tego też zależy, kiedy i w jak dużym zespole będziemy mogli wejść na inwestycję. Jeśli, na przykład, na miejscu jest 10 podnośników, muszę ograniczyć liczbę osób w moim zespole do tych 10 urządzeń. W innym wypadku, nie zapewnię pozostałym pracy. Generalny wykonawca otwiera też front robót na danym obszarze i na tej podstawie określam, ilu pracowników i w jakich dniach będę potrzebował. Dobieram sprzęt, zasoby ludzkie, bo też istotne jest to, żeby pracownicy mieli odpowiednie uprawnienia – czy to elektryczne czy na wspomniane podnośniki.

Zobacz również: Nasza realizacja: Focus Mall w Zielonej Górze

Odpowiadając na Twoje pytanie, harmonogram prac jest, ale należy na bieżąco reagować na zmiany, których jest bardzo wiele. Oczywiście mamy wstępnie ułożony zespół, zaczynamy na spokojnie. Tak naprawdę pierwsze dni i tygodnie to moment, w którym możemy zorientować się, jak współpraca z wykonawcą będzie przebiegała, czego możemy się spodziewać i na co liczyć. Przed rozpoczęciem prac na miejscu wiele możemy zaplanować, ale w praktyce wygląda to często zupełnie inaczej.

Na kiedy zaplanowany jest koniec prac nad tą inwestycją?

We wrześniu przyszłego roku obiekt ma już ruszyć. Musimy więc tak zaplanować prace i tak dobrać zasoby, żeby skończyć przed tym terminem. To oznacza, że musimy też skorelować nasze zadania z innymi wykonawcami, bo jeśli nasza linia technologiczna ma się znaleźć na konstrukcji, którą wykonuje ktoś inny, musimy wspólnie ustalić terminy, dogadać się tak, by sobie też wzajemnie nie przeszkadzać.

Natomiast termin oddania inwestycji to data, której musimy się trzymać. Może się więc zdarzyć, że jednego dnia będzie pracować na placu budowy 5-osobowy zespół, a innego wkroczy ekipa 50 pracowników, żeby dotrzymać terminu. Wszystko jest jednak elastyczne i wiemy z naszego wieloletniego doświadczenia, że my też musimy pozostać otwarci na zmiany. Myślę, że jest to wyróżnik naszej firmy, ta elastyczność połączona z wiedzą ekspercką. Dzięki temu nawet, kiedy pojawiają się przeszkody, jesteśmy w stanie im podołać.

To świetne zdanie podsumowujące na zakończenie. Życzymy w takim razie, by wszystko szło sprawnie i przede wszystkim w terminie. Dziękujemy za rozmowę.

Dziękuję.